跟進訂單疏忽導緻虧損？這些教訓值得每個外貿人警惕！

跟進的訂單因疏忽而導緻公(gōng)司虧損，這樣的後果會被扣錢嗎？這事說起來沉重，但确實是個需要我們每一個外貿從業者認真思考和防範的問題。

印象最深的一次類似事件，是發生在疫情前1到2年的某個時候。當時，工(gōng)廠的增值稅專用(yòng)發票（增票）開過來了，但操作(zuò)員疏忽大意，把它放在了一堆文(wén)件底下，結果這一放就是一年。由于出口退稅申報需要在報關單所在年的次年4月份之前申報，這次因為(wèi)操作(zuò)疏忽導緻退稅逾期沒法申報，直接導緻15萬的退稅徹底泡湯了。打個比方，假設今年是2024年，所有(yǒu)在2024年報關出口的貨物(wù)，必須在2025年4月之前申請退稅，逾期将無法再享受退稅優惠。

在這次事件中(zhōng)，不僅是操作(zuò)員的疏忽，客戶、單證操作(zuò)員、客服經理(lǐ)、财務(wù)以及銷售員也都存在失職。客戶沒有(yǒu)及時跟進發票進度，單證操作(zuò)員和客服經理(lǐ)沒有(yǒu)督促整理(lǐ)文(wén)件，财務(wù)沒有(yǒu)對退稅資料及時核對，銷售員也未能(néng)有(yǒu)效溝通。這些環節的失誤疊加，最終導緻了整整15萬元的退稅損失。

結果如何呢(ne)？自然是有(yǒu)人要承擔責任。操作(zuò)員被罰了2000元，客服經理(lǐ)被罰了2萬元，操作(zuò)1部的團隊獎金全扣，剩下的損失由銷售員承擔。而客戶方面也非常通情達理(lǐ)，雖然作(zuò)為(wèi)服務(wù)公(gōng)司，我們應當負全責，但客戶願意承擔一部分(fēn)責任，支付了雙倍的服務(wù)費以彌補損失。

這個教訓帶來的改變

從那之後，我們公(gōng)司每年2月至3月間都會進行退稅管理(lǐ)的專項檢查。财務(wù)部門在這段時間裏會對兩邊的賬目進行全面梳理(lǐ)，确保所有(yǒu)前年出口但尚未收到增票和未完成退稅的單子都得到妥善處理(lǐ)。通過這樣的管理(lǐ)措施，我們避免了類似失誤的再次發生，也在一定程度上提高了各部門的協作(zuò)效率和風險意識。

如何避免類似失誤？

1. 文(wén)件管理(lǐ)規範化：文(wén)件堆積是問題的根源之一，确保所有(yǒu)文(wén)件得到及時整理(lǐ)和歸檔，建立标準化的文(wén)件管理(lǐ)流程尤為(wèi)重要。
2. 各部門溝通協作(zuò)：每個環節的工(gōng)作(zuò)都互相關聯，退稅需要單證、客戶、财務(wù)等多(duō)方的協作(zuò)，任何一方的疏忽都可(kě)能(néng)導緻全局失敗。因此，加強跨部門的溝通和協作(zuò)機制，設立專門的提醒流程，是避免此類失誤的重要手段。
3. 關鍵節點的提醒機制：退稅申報具(jù)有(yǒu)明确的時間節點，錯過即無法挽回。建議企業可(kě)以通過内部ERP系統、電(diàn)子郵件或其他(tā)工(gōng)具(jù)設置關鍵時間點的自動提醒，确保每一個重要節點都能(néng)得到及時關注。

結語

外貿工(gōng)作(zuò)中(zhōng)，每一個細節都可(kě)能(néng)影響到企業的整體(tǐ)效益，尤其是涉及到出口退稅等資金往來的重要環節。每次失誤都會帶來代價，有(yǒu)時候是金錢上的損失，有(yǒu)時候是客戶關系的破裂。但我們可(kě)以從這些經驗中(zhōng)不斷學(xué)習，改進流程、加強管理(lǐ)，最終減少未來的失誤發生。

希望大家都能(néng)從這個教訓中(zhōng)吸取經驗，做到未雨綢缪，在外貿的複雜流程中(zhōng)步步為(wèi)營。畢竟，規範化的管理(lǐ)和細緻入微的态度，才是我們在國(guó)際貿易舞台上站穩腳跟的根本。